新闻发布会

新闻发布会( News Release Conference ),是政府或某个社会组织定期、不定期或临时举办的信息和新闻发布活动,直接向新闻界发布政府政策或组织信息,解释政府或组织的重大政策和事件。新闻发布会是社会组织在发生重大具有积极影响的事情时,向新闻界公布信息,借助新闻提升该组织或者与该组织密切相关东西的形象的会议。

发展情况

2020年10月30日上午,首场中共中央新闻发布会举行,介绍和解读中共十九届五中全会精神。中央宣传部副部长、国务院新闻办公室主任徐麟说,建立中共中央新闻发布制度,是在中国特色社会主义进入新时代的历史条件下,适应形势发展和时代要求,坚持和加强党的全面领导、提高党的治国理政能力的重要制度安排和制度创新。

主要特点

新闻发布会通常有正规的形式,符合一定的规格,根据发布会所发布的内容精心选择召开的时间和地点;邀请记者、新闻界(媒体)负责人、行业部门主管、各协作单位代表及政府官员参加,实现了时间集中、人员集中、媒体集中,通过报刊、电视、广播、网站等大众传播手段的集中发布,迅速将信息扩散给公众。新闻发布会通常由新闻发言人自己主持,即承担发布会活动中的新闻发布、点请记者提问、回答问题等所有环节的工作。

1.正规隆重:形式正规,档次较高,地点精心安排,邀请记者、新闻界(媒体)负责人、行业部门主管、各协作单位代表及政府官员。2.沟通活跃:双向互动,先发布新闻,后请记者提问回答。3.方式优越:新闻传播面广、报刊、电视、广播、网站,集中发布(时间集中,人员集中,媒体集中),迅速扩散到公众。

新闻发布会的时机与主题:(1)恰当的时机:事件前一个月或两个月左右,如滑雪节12月5日召开,10月中旬召开新闻发布会。(2)合适的主题:主题应集中、单一,不能同时发布几个不相关的信息。新闻发布会、媒体报道、新闻稿发布等向来是企业产品推广、市场公关必备手段,新闻发布会有以下特点:

准备环节

新闻发布会一般针对对企业意义重大,媒体感兴趣的事件举办。每个新闻发布会都会有一个名字,这个名字会打在关于新闻发布会的一切表现形式上,包括请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。在选择新闻发布会的标题时,一般需要注意以下几点。

1.避免使用新闻发布会的字样。我国对新闻发布会是有严格申报、审批程序的,对企业而言,并没有必要如此烦琐,所以直接把发布会的名字定义为“**信息发布会”或“**媒体沟通会”即可。

2.最好在发布会的标题中说明发布会的主旨内容。如:“某某企业2005新品发布信息发布会”。

3.通常情况下,需要打出会议举办的时间、地点和主办单位。这个可以在发布会主标题下以字体稍小的方式出现。4.有时,可以为发布会选择一个具有象征意义的标题。这时,一般可以采取主题加副题的方式。副题说明发布会的内容,主题表现企业想要表达的主要含义。如:海阔天空 五星电器收购青岛雅泰信息发布会。

时间安排

新闻发布的时间通常也是决定新闻何时播出或刊出的时间。

因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天,因此要把发布会的时间尽可能安排在周一、二、三的下午为宜,会议时间保证在1小时左右,这样可以相对保证发布会的现场效果和会后见报效果。

发布会应该尽量不选择在上午较早或晚上。部分主办者出于礼貌的考虑,有的希望可以与记者在发布会后共进午餐或晚餐,这并不可取。如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的新闻发布会,一般不需要做类似的安排。有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布,也会邀请记者出席。但应把新闻发布的内容安排在最初的阶段,至少保证记者的采访工作可以比较早的结束,确保媒体次日发稿。

在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件,媒体对这些事件的大篇幅报道任务,会冲淡企业新闻发布会的传播效果。

地点现场

场地可以选择户外(事件发生的现场,便于摄影记者拍照),也可以选择在室内。根据发布会规模的大小,室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级,从企业形象的角度来说,重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。为了体现权威性,可在人民大会堂等权威场所举行(由于审核程序繁琐,企业可委托专业策划公司全程策划筹办)

酒店有不同的风格,不同的定位,选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括离主要媒体、重要人物的远近,交通是否便利,泊车是否方便等。发布方在寻找新闻发布会的场所时,还必须考虑以下的问题:

1.会议厅容纳人数、主席台的大小、投影设备、电源、布景、胸部麦克风、远程麦克风、相关服务如何、住宿、酒品、食物、饮料的提供、价钱是否合理、有没有空间的浪费等

2.背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。酒店是否会代为安排。

3.酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。

4.摆放方式:发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放。注意确定主席台人员。需摆放席卡,以方便记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中,自己人靠边靠后”。

5.很多会议采用主席台只有主持人位和发言席,贵宾坐于下面的第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。

6.摆放回字型会议桌的发布会也出现的较多,发言人坐在中间,两侧及对面摆放新闻记者坐席,这样便于沟通。同时也有利于摄影记者拍照。

7.注意席位的预留,一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

道具设备

最主要的道具是麦克风和音响设备。一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等,相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障。

新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌,一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。如果是在企业内部安排发布会,也要酌情安排人员做记者引导工作。新闻发布会背景板主要衬托出会议主题,所以在设计及选材上一定要慎重考虑,新闻发布会主要采用高清晰写真布,这种材料因为无异味,不反光和高清晰的特点,所以对新闻发布会的现场气氛营造和媒体摄像都大有好处。

资料

提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次应为:

1.会议议程

2.新闻通稿

3.演讲发言稿

4.发言人的背景资料介绍。(应包括头衔、主要经历、取得成就等)

5.公司宣传册

6.产品说明资料。(如果是关于新产品的新闻发布的话)

7.有关图片

8.纪念品(或纪念品领用券)

9.企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)

10.空白信笺、笔(方便记者记录)

发言人

新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会,值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳,公司形象无疑也会令人不悦。

新闻发言人的条件一般应有以下的几方面:

· 公司的头面人物之一——新闻发言人应该在公司身居要职,有权代表公司讲话。

· 良好的外型和表达能力。发言人的知识面要丰富,要有清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表包括身体语言整洁、大方得体。

· 执行原定计划并加以灵活调整的能力。

· 有现场调控能力,可以充分控制和调动发布会现场的气氛。

提问

在新闻发布会上,通常在发言人进行发言以后,有一个回答记者问的环节。可以充分通过双方的沟通,增强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。有准备、亲和力强的领导人接受媒体专访,可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。

在答记者问时,一般由一位主答人负责回答,必要时,如涉及到专业性强的问题,由他人辅助。

发布会前主办方要准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见,尤其是主答和辅助答问者要取得共识。

在发布会的过程中,对于记者的提问应该认真作答,对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及到企业秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,一般来说,记者也可以理解,有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨。

有些企业喜欢事先安排好媒体提问的问题,以防止媒体问到尖锐、敏感的问题。建议不宜采取。

媒体邀请

媒体邀请的技巧很重要,既要吸引记者参加,又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上,既不能过多,也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加,必要时如事件现场气氛热烈,应关照平面媒体记者与摄影记者一起前往。

邀请的时间一般以提前3到5天为宜,发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式。相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。

适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣,一种可选的方式是开会前不透露新闻,给记者一个惊喜。“我要在第一时间把这消息报道出来”的想法促使很多媒体都在赶写新闻。如果事先就透露出去,用记者的话说就是“新闻资源已被破坏”,看到别的报纸已经报道出来了,写新闻的热情会大大减弱,甚至不想再发布。无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉,在新闻发布会之前,重大的新闻内容都不可以透漏出去。

在记者邀请的过程中必须注意,一定需要邀请新闻记者,而不能邀请媒体的广告业务部门人员。有时,媒体广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系,并作出也可帮助发稿的承诺,此时也必须进行回绝。

影响媒体记者参加新闻发布会的几个主要因素:

一、是否对口。综合性报纸和财经类报纸不是泾渭分明,有跨行业交叉报道的可能,但是对于大多数都市报的记者而言,这种对口性是第一要务。

二、是否有贴近性。是当地政府活动还是外地政府活动?是本地企业还是外地企业?是央企还是地方龙头企业?都市类媒体更愿意参加具有“本地性”新闻活动,比如中央电视台和北京电视台记者,经常会遇到相互排挤的状况。

三、是否有新闻性。快笔头公关认为,中央媒体、全国性媒体和地方都市类媒体在新闻性的判断上是有区别的,在具备一切新闻要素的前题下,中央级综合性媒体更注重报道倾向于大背景、大主题、大角度的切入,而都市类媒体更多的从易于被普通百度熟知和接受的小角度切入。因此,公关公司在准备新闻稿的时候,最少要有3—5个版本,并且新闻素材要更丰富。

四、是否有新闻采访权。很多新闻发布会上出现最多的是平面媒体记者的身影,这是因为新浪,搜狐等门户网站没有新闻采写权,只有几个主流新闻网络像人民网、新华网、千龙网、东方网等有采访权,而像新浪、搜狐的商业网站是没有采访权的,他们提供的内容服务基本上都是“信息集锦”——只能转载,不能独创。所以,为了让新闻发布会内容第一时间出现在网络上,邀请网媒记者出席时应区分清楚哪些能出席,哪些可以原发,哪些只能转载。

五、主办单位的身份。如果是政府部门举办的新闻发布会,那么跑口记者责无旁贷。但是由于政府部门的车马费一般较低,记者更愿意出席有实力、有知名度的大企业召开的新闻发布会。可想而知,如果即没知名度,又没新闻点,那么要靠什么来吸引媒体了。

实质区别

新闻发布会,也有人把它叫记者招待会,其实这两者是有区别的。

新闻发布会侧重于发布新闻,如企业作出了某项重要的决策、研制生产了某种新产品或推出了某项对社会有重要影响的革新项目。企业若想通过大众媒介把这些信息广泛的传播出去,就可以举办新闻发布会。

记者招待会则有所不同,它不一定是有新闻要发布,它的主要目的是和新闻媒介公众进行沟通。任何企业在与社会各界公众的交往中,都会遇到很多错综复杂的问题,如本单位与外单位发生了法律纠纷,企业受到了顾客的批评、受到了社会舆论的谴责、受到了新闻媒介的公开指责、受到了某一其他社会组织的诬告等。当这些问题发生之后,企业为了挽回影响并争取舆论界的支持,就有必要招开记者执行会。

开展流程

1.迎宾签到

2.分发资料

3.会议过程

4.会后活动

5.效果评估

6.注意事项

新闻发布会流程(具体)

新闻发布会也是媒体所期待的。在全国性的媒体调查中发现,媒体获得新闻最重要的一个途径就是新闻发布会,几乎100%的媒体将其列为最常参加的媒体活动。由于新闻发布会上人物、事件都比较集中,时效性又很强,且参加发布会免去了预约采访对象、采访时间的一些困扰,另外,新闻发布会一般也会为记者提供一定的馈赠品,所以通常情况下记者都不会放过这些机会。

第一策划环节 :

一、活动开展需求背景

二、活动开展应遵循的原则与重要任务

原则:坚持活动原则

目的:明确活动目的

三、发布会开展的简要框架说明

举办时间:待定

地点及方式:待定

参与人员:发言代表、新闻记者

举办宗旨:发布一个新的信息

第二 发布会的规划

一、前期的活动

开展的模式:

需要注意的事项:

二、现场活动

效果预期:

第一 媒体邀请

第二 现场部署及安排

1.硬件设备、资料准备

2.现场人员安排

3.通稿(图片)准备

第三 效果预测

注意事项

策划

在做新闻发布会策划之前,公关公司要对新闻媒体议程(媒体的采前会、编前会)、新闻传播途径、新闻话题设置、公众舆论走向、媒体运作机制有深刻理解,同时对新闻发布会主办方所在行业背景、产业动向、竞争对手传播策略有着透彻的分析和把握,具备这些专业知识,才能策划出好的新闻事件,达到好的传播效果。但是,要吸引公众关注首先在形式和内容上要引起媒体兴趣。

一、借势当前公众关注的新闻事件,迎合新闻热度,释放相关性话题。

二、借明星、大腕助阵。

三、结合宏观背景、产业背景、行业背景,为新闻发布会造势,为媒体提供更多新闻由头和报道角度。

误区

误区之一:没有新闻的新闻发布会。有些企业似乎有开发布会的嗜好,很多时候,企业并没有重大的新闻,但为了保持一定的影响力,证明自己的存在,也要时不时地开个发布会。造成的后果是,企业虽然花了不小的精力,但几乎没有收成。新闻性的缺乏使得组织者往往在发布会的形式上挖空心思、绞尽脑汁,热闹倒是热闹了,效果却未见得理想,如果过于喧宾夺主,参会者记住了热闹的形式,却忘记了组织者想要表达的内容。

误区之二:新闻发布的主题不清。 从企业的立场出发,主办者恨不得把它的祖宗八代的光荣史一股脑端上去,告诉人家什么时候得了金奖,什么时候得到了认证,什么时候得了第一,什么时候捐资助学。但是偏离了主题的东西在媒介眼中,形同废纸。

又有的企业在传播过程中,生怕暴露商业机密,凡涉及到具体数据时总是含含糊糊一谈到敏感话题就“环顾左右而言他”,不是无可奉告就是正在调查。这样一来,媒体想知道的,企业没办法提供;媒体不想搭理的,企业又喋喋不休。